Sağlıklı bir lojistik süreci, düzenlenen belgelerin ve sunulan bilgilerin eksiksiz oluşu ile doğru orantılı olarak ilerler. Tedarik zinciri sürecinde düzenlenmesi gereken önemli bir evrak olarak teslim tesellüm belgesi karşımıza çıkar. Resmi bir evrak olarak düzenlenen bu belge ile taşınan ürün grubunun sorumluluğu gönderici tarafından alıcı tarafa geçer. Taşınan ürün eksiksiz ve istenilen gibi teslim edildiğinde alıcı teslim tesellüm belgesini imzalayarak teslim aldığını beyan etmiş olur. Bu belge düzenlenmesi zorunlu bir belgedir. Ticari faaliyetlerini garanti altına almak isteyen her firmanın düzenlemesi gereken bu belgenin denizyolu, karayolu, demiryolu gibi çeşitli taşımacılık türlerinde de kullanımı uygundur.
Tedarik zinciri gibi birden çok etmeni ve olası riskleri içinde barındıran bir süreçte karşılıklı güven ilişkisi oldukça önemlidir. Lojistik ağının aynı şekilde devam edebilmesi için gönderici ve alıcı firmanın ticaret ilişkisinde birbirlerine güveni büyük önem arz eder. Bu güveni sağlamak için teslim tesellüm evrağı kullanımı bir gereklilik olmalıdır. Düzenlenen bu belge ile alıcı ve satıcı olan tarafın hakları gözetilir ve süreçte sorumluluk alması sağlanır.
Alıcı, ürünleri teslim aldığı zaman teslim tesellüm belgesine, sorunsuz aldığına dair not düşebilir. Bunun yanında ürün ambalaj kalitesizliği, yetersizliği yüzünden sorunlu bir şekilde gelmişse yapılması gerekenler vardır. Sorunlu ürünün de ilgili belgeye eklemesi ve öyle teslim alındığının belirtilmesi gerekir. Teslim tesellüm belgesinin hazırlanma aşaması kolaydır. Eğer daha önceden böyle bir belge hazırlandıysa düzenlenecek belgeler de aynı doğrultuda rahatlıkla doldurulabilir.
Teslim Tesellüm Belgesi, ilk kez hazırlanıyorsa o zaman da gönderici taraf detaylı bir şekilde ilgili ürünle alakalı detayları paylaştığı belgeyi hazırlar ve tarafınca imzalar. Hazırlanan bu belge ile tarafların sorunsuz veya olabilecek en minimal şekilde zarar görme ihtimali ile süreçlerini tamamlaması sağlanır.
Teslim tesellüm belgesi depolama yapılan ve katma değeri olan bütün ürün grupları için söz konusu taşıma hizmeti sürecinde yapılır. Ürün grupları depolara teslim edilirken de olası sıkıntılara karşı teslim tesellüm evrağı düzenlenir. İlgili belge, taşıma desteği veren nakliye firmaları tarafından hazırlanır. Bu belge, tedarikçilerden ürünü teslim alınırken ve alıcı tarafa teslim edeceği sırada imzalı ve kaşeli bir şekilde alınır. Böylece sorumluluk, teslim alan alıcı tarafta kalır.
Evrak teslim tesellüm tutanağı, gönderici ve alıcıda bulunması açısından iki nüsha şeklinde çıkarılır. İlgili belge ilk başta gönderici tarafında ıslak imza ve kaşe ile resmileştirilmiş olur. Daha sonra gönderilen ürünün teslim alınması ile alıcı taraf ta imza ve kaşe ile hukuki belgenin geçerlilik işlemini tamamlamış olur. Teslim tesellüm belgesi yükümlülük ve hakları gösteren yasal bir evrak olduğu için sorumluluklar yerine getirilmediği veya eksik işlem yapıldığı takdirde hukuki yollara pek tabi başvurulabilir. Düzenlenen bu belge, resmi bir kanıt niteliğinde mahkemede delil olarak kullanılabilir.
Teslim tesellüm belgesi uygulaması tüm ticari işlemleri kontrol altına almaya yönelik olan zorunlu bir evrak türü olarak karşımıza çıkar. Bu evrak oldukça geniş kapsamlı ve önemli detaylara yer verilen resmi bir evrak statüsündedir. Bir belgenin karşılıklı olarak beklentileri karşılayacak, hakları koruyacak düzeyde olması ve eksiksiz sayılması için dikkat edilmesi gereken bazı kriterler vardır. Teslim tesellüm belgesi örneği incelendiğinde içeriğinde olması gerekenler şu şekildedir:
Düzenlenen evrağın tarihi
Gönderici ile alıcı tarafın adı, unvanı ve adresi
Teslim edilen ilgili malın özellikleri ve adedi
Ürünün teslim alındığındaki durumu
Tutanak ile teslimatın gerçekleştiği yer adresi ve işlemin tarihi
Teslim eden gönderici tarafın imzası ve günün tarihi
Alıcı tarafın ürünü teslim aldığındaki imzası ve günün tarihi
Belgede açıkça belirtilen bu bilgiler doğrultusunda hem gönderici hem alıcı tarafında çift taraflı sorumluluklara uyma süreci başlar. İlgili evraktaki bu bilgilerin eksiksiz oluşu, lojistik sürecinin sağlıklı ve karşılıklı güven ilişkileri içerisinde ilerlemesini sağlar. İlgili belge Excel programı üzerinden oluşturulabileceği gibi çeşitli formatlar aracılığıyla da düzenlenebilir.
Lojistik sürecinde gönderici taraf ile alıcı tarafın birbirleri ile mutabık kalması, işlerin sağlıklı ve düzenli bir şekilde ilerlemesini sağlar. Bu da kaliteli bir tedarik zincirinin oluşmasına katkı sunar. Evrak teslim/ tesellüm tutanağı ile sorumluluk önce gönderici tarafındayken, ürünlerin teslim edilmesiyle direkt alıcı tarafa geçer.
Teslim tesellüm belgesinin karşılıklı imzalanmasıyla iş artık onay kısmına doğru ilerler. Burada firmaların kendi hukuk departmanları veya diğer yetkili birimler tarafından imzalı kaşeli belgenin kontrolleri sağlanır. Bu kontroller neticesinde eksik, hata görüldüğü takdirde taraflara gerekli bilgilendirmeler yapılır ve düzeltilmesi istenir. Son haline gelmiş olan doğru evrak onaylanmış olur.
Teslim tesellüm evrağının kullanım alanı ne kadar geniş olsa da her sektör için hukuki bir detay kabul edilip kullanıldığı sektöre göre farklılıklar içerir. Teslim tesellüm belgeleri kullanım amaçlarına göre kendi içerisinde bir ayrıma tabii olup içeriğinde olması gereken başlıklar ve dikkat edilmesi gereken detaylar açısından değişiklik gösterir. Bu yüzden evrağın hazırlanacağı sektöre uygun olarak bir evrak düzenlemesi yapmanız daha doğru olacaktır. Teslim tesellüm belgesinin kullanım alanları; eşya, taşınmaz, evrak ve iş teslimi olarak sıralanabilir.